Identifikace a analýza struktury procesů

Identifikace a analýza struktury procesů

V druhém díle seriálu o zavádění procesního řízení si vysvětlíme, jak procesy identifikovat a analyzovat jejich vzájemné vazby, abychom s nimi mohli dále pracovat směrem ke zvýšení celkové efektivity firmy. Bez toho bychom nevěděli, co budeme zlepšovat, ani co je třeba zlepšovat.

Pro ty z Vás, kteří nečetli první díl, doporučujeme nejprve článek Zavádíme efektivní řízení procesů do firmy – 1. část.

Identifikace procesů – jak najít procesy

Účelem identifikace procesů je najít existující procesy, pochopit vzájemné vazby mezi nimi a přehledně je zaznamenat, abychom s nimi později mohli snadno pracovat.

Řekli jsme si, že proces je “soubor uspořádaných činností, který přetváří jeden nebo více vstupů na výstupy přínosné pro zákazníka.” Takto by to tedy mělo vypadat. Ovšem zádrhel může být v tom, že činnosti ve vaší firmě jednak nejsou uspořádané, jednak jejich výstupy nejsou přínosné.

Celé procesní řízení začíná u hledání činností, které jsou nutné k realizaci nějakého produktu nebo služby. Procesy jsou výsledkem logického uspořádání těchto činností. Je třeba mít na paměti, že činnosti v rámci procesu mohou probíhat v časové návaznosti nebo současně (paralelně).

Jak tedy najít procesy?

Nehledejte složitosti, odhlédněte od organizační struktury

Proces by měl odpovídat přirozeným aktivitám, které ve firmě probíhají, bez ohledu na organizační strukturu. Myslete tak na to, že procesy mohou probíhat napříč útvary, což může být samo o sobě zdrojem problémů. Nejsou-li definovány odpovědnosti za proces jako celek, ale pouze za řízení jednotlivých oddělení, je zřejmé, že proces samotný řízen není.

Při hledání procesů se neřiďte tím, kdo s kým sedí v kanceláři, jaké jsou vztahy mezi pracovníky a odděleními. Organizační strukturu můžete přizpůsobit vyladěným procesům, ale umělé nastavení procesů organizační struktury není vhodné.

Hledejte odpovědi na otázky

  • Jaké aktivity musíme realizovat, abychom vyrobili produkt?
  • Co děláme, abychom našli zákazníky?
  • Co děláme, když zákazníka najdeme?
  • Souvisí tyto aktivity spolu? Jsou na sobě závislé? Lze je uspořádat do logických celků?

Pokud se vám aktivity podařilo seskupit tak, aby výsledný celek splňoval definici procesu, našli jste proces :)

Analýza struktury procesů – odhalte vzájemné vazby

Dalším krokem je odhalit vzájemné vazby mezi procesy.

Postupujte od větších celků k detailu

Nejprve vymezte hlavní procesy, které následně rozložte do dílčích sub-procesů. Pamatujte, že podrobnější členění umožní proces lépe analyzovat, na druhou stranu však platí, že s rostoucím počtem procesů se také zvyšují nároky na interpretaci a důsledky pro řízení procesů.

Proto dbejte na to, aby na jednotlivé úrovně prodrobnosti obsahovaly rovnocenné činnosti a procesy.

Tabulka: Ukázka hierarchického rozkladu procesů

Hlavní proces

Podproces 1. úrovně

Podproces 2. úrovně

Nákup

Vyhledání dodavatelů

Rešerše nabídkových listů

Nákup

Vyhledání dodavatelů

Hledání v katalozích

Nákup

Oslovení vhodných dodavatelů

Sepsání poptávky

Nákup

Oslovení vhodných dodavatelů

Odeslání poptávky

Výroba

Příprava polotovaru

Frézování

Výroba

Příprava polotovaru

Leštění

 Vše by mělo být srozumitelné i pro jiné osoby než ty, které se na tvorbě schémat, tabulek a procesních diagramů podílely.

Vhodným nástrojem pro přehledné znázornění procesů je mapa procesů (někdy také procesní mapa).

Mapa procesů

Jakmile jste procesy našli, doporučujeme si je znázornit pomocí mapy procesů. Mapa procesů slouží k názornému a přehlednému zobrazení hlavních procesů ve firmě a vazeb mezi nimi. Procesy se obvykle dělí na

  • hlavní procesy,
  • řídicí procesy,
  • podpůrné procesy.

Obrázek: Příklad procesní mapy

Příklad procesní mapy

Zdroj: Dagmar Smolková, Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně

I mapa procesů by může být zpracována pro několik úrovní, nejprve pro hlavní procesy, pak pro podprocesy hlavních procesů a tak dále.

Kaskádové mapy procesů

K jednoznačnému vymezení procesů také přispívá definování jejich počátečního a konečného stavu, jinými slovy vstupu a výstupu. Pokud si doplníme také odpovědnosti a omezující podmínky, získáme tzv. kaskádovou mapu procesu, která představuje řetězec na sebe navazujících procesů (nebo činností) dle posloupnosti vstup – proces – výstup, včetně zmíněného aspektu omezení a odpovědnosti.

Následující obrázek ukazuje možnou podobu části kaskádové mapy procesu, konkrétně pro proces tvorby podnikatelského plánu pro zavedení nového výrobku na trh.

Obrázek: Ukázka kaskádové mapy procesu

Kaskadová mapa procesu

Jistě se už těšíte, jak procesy zlepšit a zvýšit tak efektivitu fungování vaší firmy. Nejprve si však příště povíme o analýze procesu.

Publikováno dne: 13. 5. 2013 v kategorii Procesní management

Líbí se Vám obsah této stránky? Podělte se o ni s přáteli.



Mohlo by Vás zajímat

Zavádíme efektivní řízení procesů do firmy - 1. část

Úvodní díl seriálu o výhodách zavedení procesního řízení do firmy, jehož cílem je díky optimalizaci procesů zvýšit celkovou efektivitu firmy.

Contrust Group s.r.o.

© Contrust Group s.r.o.

IČ: 293 89 526 (vedená u rejstříkového soudu v Ostravě, spisová značka: C 45593)

Vedení společnosti

Ing. Marek Habrnal

Mobil: +420 775 583 783

marek.habrnal@contrust.cz