Zavádíme efektivní řízení procesů do firmy – 1. část

Zavádíme efektivní řízení procesů do firmy – 1. část

Připravili jsme pro vás seriál o výhodách zavedení jednoduchého procesního řízení do firmy. Procesní řízení může znít poměrně abstraktně, ale ve skutečnosti staví na dodržování několika pravidel a používání srozumitelné metodiky. Cílem optimalizace procesů je zvýšit celkovou efektivitu firmy.

Účel procesního řízení

Konečným cílem zavedení procesního řízení (procesního managementu, anglicky business process management) je zvýšit efektivitu firemních činností a tím i její hospodářské výsledky. K tomu můžeme dospět díky optimalizaci firemních procesů. Musíme tedy dosáhnout takového stavu, kdy


  • mezi procesy nebudou žádné konflikty,

  • procesy budou probíhat jednoduše a rychle,

  • budou odstraněny nepotřebné a duplicitní procesy,

  • procesy budou standardizovány,

  • budou eliminovány procesy bez přidané hodnoty

  • a budou zřejmé odpovědnosti dotčených osob.

Nástroje procesního řízení umožní odhalit rezervy, duplicity a činnosti, které jsou zcela zbytečné. Díky tomu dojde k uvolnění finančních prostředků, pracovníků, materiálu, atd., které bude možné využít jinak a lépe.

Pro koho je procesní management přínosný

V každé firmě časem vznikne řada procesů, které často probíhají nahodile. Výsledkem aplikace procesního řízení do firmy bude také to, že procesy budou řízené a monitorované. Díky tomu vzroste produktivita firmy i kvalita produktů a služeb. Procesní řízení směřující k optimalizaci procesů je vhodné pro všechny podnikatelské subjekty bez ohledu na velikost.

Co je to proces

Než přistoupíme k povídání o jednotlivých krocích a nástrojích směřujících k optimalizaci procesů, vysvětlíme si několik důležitých pojmů.

Obecné pojmy

Proces - Soubor uspořádaných činností, který přetváří jeden nebo více vstupů na výstupy přínosné pro zákazníka. Činnosti mohou být vzájemně závislé a mohou se ovlivňovat.

Sub-proces - Dílčí proces, který je součástí jiného procesu. Je to ucelená část procesu, která může být rozložena na dílčí činnosti.

Činnost - Dílčí aktivita, která probíhá ve firmě a je obvykle vykonávaná jedním pracovníkem nebo oddělením. Činnosti se mohou skládat z několika úkolů.

Úkol -  Relativně malý úsek práce, který dálé nerozkládáme na dílčí prvky.

Postup - Definovaný postup provádění úkolu, činnosti nebo procesu.

Charakteristiky procesu

Zákazník procesu – Osoba, která odebírá výstupy procesu. Může jít o externího zákazníka, nebo o interního pracovníka organizace, pro kterého výstupy procesu představují vstupy pro jiný proces, na kterém se sám podílí.

Vlastník procesu – Subjekt, který je odpovědný za řízení procesu, jeho hladký průběh, kvalitu výstupů a kontrolu fungování. Současně by měl dbát na trvalé zlepšování procesu.

Odpovědná osoba – Osoba, která přímo realizuje úkol, činnost nebo i celý proces.

Vstupy procesu – Dodávky externího dodavatele nebo výstupy jiného interního procesu. Vstupy musí splňovat definované parametry, aby neohrozily průběh procesu.

Výstupy procesu – “Produkt” procesu, který má hodnotu pro zákazníka procesu. Může jít o dodávku pro externího odběratele nebo vstupy pro navazující interní proces.

Zdroje a náklady procesu – Jedná se především o finanční prostředky a lidské zdroje potřebné pro realizaci procesu. Zde se často nachází velký prostor pro úspory.

Čas potřebný k realizaci – Časová náročnost procesu. I čas je zdroj, se kterým je třeba nakládat hospodárně a časové úspory jsou vítaným efektem optimalizace procesů.

Omezení procesu / činnosti  - Za jakých podmínek může proces nebo činnost probíhat. Příkladem je dostupnost informací nebo interakce s jiným procesem / činností.

Potřebné informační zajištění procesu – Informace, které jsou nutné v průběhu procesu nebo jeho dílčích aktivit. Například pro vystavení faktury je nutná znalost fakturačních údajů klienta.

Procesní řízení Tomáše Bati

Perlička na závěr dnešního dílu. Ačkoli se v odborné literatuře téma procesního managementu objevuje až od začátku 90. let 20. století, můžeme najít zajímavé prvky procesního řízení již v baťových továrnách z 30. let.
Každá dílna byla zodpovědná za proces v ní probíhající a její odměna byla závislá na produktivitě a schopnosti dodržovat kvalitu výstupu. Dílna měla rozpočet režijních nákladů, kalkulaci variabilních nákladů, rozhodovala o počtu dělníků, kteří budou do výrobního procesu zapojeni. Vstupy dílny tvořily “produkty” dílny předcházející. Zákazníkem procesu byla dílna následující.
Takto byla posílena motivace pracovníků i efektivita fungování celé firmy.

V příštích článcích se budeme danému tématu intenzivně věnovat.

Publikováno dne: 18. 3. 2013 v kategorii Procesní management

Líbí se Vám obsah této stránky? Podělte se o ni s přáteli.



Mohlo by Vás zajímat

Identifikace a analýza struktury procesů

2. díl seriálu Zavádíme efektivní řízení procesů do firmy. Dozvíte se, jak identifikovat procesy a analyzovat jejich vztahy ve firmě tak, abychom s nimi mohli dále pracovat a optimalizovat.

Contrust Group s.r.o.

© Contrust Group s.r.o.

IČ: 293 89 526 (vedená u rejstříkového soudu v Ostravě, spisová značka: C 45593)

Vedení společnosti

Ing. Marek Habrnal

Mobil: +420 775 583 783

marek.habrnal@contrust.cz